Services à valeur ajoutée d’Unicom

Profils utilisateurs
Listes de distribution
Création de messages
Publipostage
Options d'envoi
Suivi des messages et génération de rapports

Profils utilisateurs
Avec Unicom, les clients peuvent créer des profils utilisateurs contenant des informations très utiles comme le prénom, le nom, l’adresse e-mail. Les nom et prénom apparaîtront dans le champ « De » sur la page de garde des Fax. L’adresse e-mail sera affichée dans le champ « De » des e-mails. Les utilisateurs pourront choisir d’afficher le nom complet en plus de l’adresse e-mail, de telle sorte que, quand Jean Dupont travaillant dans la société X envoie un e-mail, le destinataire voit : “Jean Dupont”  Jdupont@societeX.com>.  Unicom peut envoyer des rapports d’émission à l’adresse e-mail ou au N° de Fax précisé dans le profil utilisateur.

Listes de distribution
Unicom permet de créer et de gérer vos listes de distribution pour que vous puissiez, facilement et rapidement, diffuser des messages à des milliers de destinataires. Les utilisateurs peuvent créer ces listes manuellement ou les télécharger depuis un fichier .CSV. Ils peuvent contenir des N° de fax, des adresses e-mail, des N° SMS ou d’autres informations sur les destinataires. Les listes peuvent aussi être partagées.

Les utilisateurs peuvent combiner des listes existantes pour en créer de nouvelles. Par exemple, l’entreprise ayant créé des listes de représentants par département peut constituer les listes par région en téléchargeant les listes des différents départements constituant la région. Cette fonctionnalité simplifie le processus de mise à jour des informations destinataires (par exemple un changement d’adresse e-mail) puisque l’information n’existe qu’une fois.

Les clients peuvent attribuer une date d’expiration à chaque liste. Unicom ne supprimera pas les listes expirées, mais il ne les fera plus apparaître dans les menus de sélection. Les utilisateurs peuvent les supprimer manuellement quand elles ne sont plus utiles.

Unicom contient une fonction de recherche pour simplifier la localisation d’un destinataire spécifique.

Les destinataires qui ne veulent plus recevoir de messages (par exemple, les clients qui se sont désabonnés) peuvent être ajoutés dans une « liste noire ». Unicom ne transmettra pas de messages à ces adresses, même si elles apparaissent dans une liste de distribution. Ceci évite aux clients d’avoir à se soucier en permanence du nettoyage de leurs listes. 

Destinations ponctuelles
Les utilisateurs peuvent ajouter des destinataires ponctuels à leurs envois. Ces destinataires recevront les messages personnalisés, mais leurs adresses ne seront pas ajoutées aux listes de distribution.

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Création de messages
Unicom permet de composer les messages en format texte, ou de les télécharger en format HTML. Les messages écrits en format texte ne peuvent pas être enrichis (avec gras, souligné, couleurs, changement de police, …) mais sont lisibles sur tout support (Fax ou explorateur). Ces messages textes peuvent être créés avec l’éditeur intégré à Unicom ou bien être placés en pièce jointe (celle-ci sera automatiquement convertie en corps de message). Ainsi, l’utilisateur qui souhaiterait utiliser le format HTML n’aurait qu’à le joindre en tant que premier fichier à télécharger.

Les utilisateurs peuvent compléter leurs messages avec des fichiers téléchargés. Ils apparaissent en tant que pièces jointes dans les e-mails et sont directement imprimés dans les fax. La fonction de prévisualisation d’Unicom permet de vérifier l’aspect final du Fax avant de l’envoyer.

Unicom convertit plus de 50 formats de fichiers différents en format Fax, notamment .bmp, .doc, .dot, .gif, .html, .jpeg, .ppt, .xls, et .log. pour une liste complète des formats de fichiers supportés, cliquez ici!

Fusion de Fax
La fonction “fusion de fax” d’Unicom permet d’envoyer des messages personnalisés, simultanément à des centaines ou des milliers de clients. Elle s’appuie sur l’utilitaire de publipostage de Microsoft Word. Ainsi, il n’y a besoin d’aucun logiciel supplémentaire, puisque tout ce qui est nécessaire est inclus dans les produits Microsoft ! Les utilisateurs peuvent utiliser d’autres types de fichiers pour les diffusions de Fax personnalisés. Grâce à son interface Web intuitive, l’accès à cette fonctionnalité est immédiat !

Les fonctionnalités standard de MS Word ainsi que les champs de fusion sont utilisables :

• Polices de caractères et tailles standard
• Gras, italique, centrage, soulignement, justification, champs décimaux alignés
• Tableaux
• Entêtes et pieds de page
• Images (collées dans les documents Word)

Pour garantir le formatage correct des champs fusionnés, il faut utiliser les fonctionnalités avancées de MS Word :

• If…Then…Else… logic
• Champs Formatés

Prise en charge du formatage du texte fusionné (gestion des retours lignes) !

Utilisez n’importe quel mot-clé dans votre fichier source

• Aucune restriction sur le choix des mots-clé : les clients peuvent utiliser des noms de champs pertinents dans leur métier
• Un des mots-clé doit impérativement contenir le N° de fax de destination

Aucune limite pour le nombre de pages et le nombre de champs de fusion

Algorithmes de retentative et fonctions de réémission

• Taille et police standart
• Gras, italique, centré, sousligné, justifié, alignement des champs de fusion
• Tableaux
• En-tête et pied de page
• Images (collées sur les documents Word)

Prévisualisez les Fax fusionnés

• Verifiez la fusion des champs
• Verifiez les en-têtes et pieds de pages, les sauts de pages etc.

** Attention: la fonction “Fusion de fax” marche seulement quand on envoie un Fax !

Pas besoin de configuration particulière. Pas besoin de logiciel supplémentaire. Une plateforme prête à l’emploi. Possibilité de prévisualiser pour réduire les erreurs. La fonction « Fusion de fax » est la solution idéale pour la diffusion de Fax personnalisés.

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Options d’envoi
Unicom propose de nombreuses options évoluées pour envoyer vos messages, ce qui en fait un produit inégalé !

Ajouts au message Fax
Avant l’envoi, les utilisateurs peuvent ajouter page de garde, entête et N° de pages. L’option « page de garde » génère une page de garde pour chaque Fax envoyé. Par défaut, cette page contient les champs « Destinataire », « Emetteur », « Sujet » et un texte fixe optionnel. Elle peut aussi être personnalisée.

L’option entête insère une entête dans chaque Fax émis. Habituellement celle-ci contient nom du destinataire, nom de la société destinatrice, nom de l’émetteur, date et heure d’envoi. L’option N° de page ajoute un pied de page au message. Habituellement, celui-ci contient un N° de référence et le N° de page. Ces ajouts donnent aux Fax ainsi diffusés l’aspect de Fax standard, même s’ils ont été envoyés à travers une interface Web.

Gestion des doublons
Unicom peut éliminer tous les doublons figurant dans les listes sélectionnées. Il peut éliminer les N° de téléphone en doublon même s’ils ont été saisis dans des formats différents (par exemple 0123456789, 01 2345 6789, 33-1-23456789, +33123456789). Il peut aussi  éliminer les adresses e-mail en doublon. Mais cette option ne doit pas être utilisée si  on veut envoyer des messages à différentes personnes partageant le même N° de fax ou la même adresse e-mail (par exemple, Jean, Marie et Pierre à ventes@abc.com) car Unicom supprime les doublons en se basant sur l’adresse de destination et pas sur les noms de destinataires.

Envois différés et intervalles de retentative
Les envois peuvent être effectués en mode immédiat ou en mode différé. Si Unicom tombe sur un fax occupé, il fera une nouvelle tentative d’envoi à l’issue d’un délai fixé par défaut à 4h. Ce délai peut être adapté en fonction des besoins du client.

Codes de facturation et références clients
Un code de facturation permet aux clients multi-utilisateurs de suivre l’utilisation d’Unicom par chacun des départements utilisateurs. Ces codes figurent dans les rapports synthétiques et détaillés. La facturation mensuelle peut être ventilée par code de facturation. Les références clients peuvent aussi ajoutées et apparaître dans les rapports. Ces deux fonctionnalités facilitent la gestion et le suivi des envois. 

Qualité de résolution
Pour les fax, la haute résolution permet de présenter des graphiques et des textes de grande qualité. Si l’on désire envoyer des fax en haute résolution, il est conseillé d’utiliser une liste distincte pour les envois d’e-mails (sinon les destinataires d’e-mails recevront une image fax au lieu du document d’origine).

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Suivi des messages et génération de rapports
Unicom permet un suivi des messages en temps réel, et pour en simplifier la gestion il sépare les multidiffusions et les envois ponctuels.  Les envois peuvent être triés, supprimés, annulés ou réémis. Des recherches peuvent être faites sur N° d’envoi, N° de destinataire ou statut de l’envoi. On peut savoir quand chaque message a été envoyé et quand il a été ouvert. Unicom ajoute un lien à chaque e-mail pour suivre les ouvertures HTML.

Unicom fournit des rapports détaillés et des rapports synthétiques. Ces rapports peuvent être triés par adresse de destination, N° de message, date d’envoi, date de réception.  Les utilisateurs peuvent sélectionner la totalité des messages ou seulement les messages annulés, distribués ou en cours de traitement.

Unicom, logiciel multifonctions, est extrêmement utile pour toute entité de l’entreprise qui doit communiquer rapidement tout en étant efficace. Voici quelques exemples :

• Redémarrage d’urgence, alertes
• Indices et cotations
• Notifications d’échéances et rappels divers
• Alertes
• Annonces produits
• Offres de dernière minute
• Annulations de vols
• Applications illimitées dans le domaine marketing

Pour plus d'information sur Unicom ou pour tester votre compte, Contactez-nous!

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